Куда уходят деньги или всё о воровстве в общепите
Одним из наиболее серьезных злоупотреблений, совершаемых сотрудниками заведений общественного питания, является воровство. По оценкам аналитиков, на незапланированные потери такого рода приходится от трех до тридцати процентов оборота большинства заведений отрасли.
Кто и как ворует?
Административный аппарат. Ресторан зачастую использует наличные денежные средства при приобретении каких-либо товаров, отсутствующих у поставщиков. К примеру, покупка канцелярских принадлежностей, книг, другой мелочи, необходимой для обеспечения работы ресторана. Приучайте себя еженедельно проверять все товарные чеки, подколотые к авансовым отчетам. Установите лимит денежных средств, который может использовать работник при приобретении расходных материалов. Все заявки на приобретение материальных ценностей должны визироваться либо вами, либо человеком, которому вы доверяете.
Работники зала. Система «R-Keeper», на сегодняшний день наиболее распространенная в ресторанах, позиционируется как единственный инструмент, препятствующий воровству в ресторанах. Бесспорно, программа, действительно, крайне удобная и перекрывающая множество лазеек, которые позволяли бы недобросовестным работникам укрывать часть выручки ресторана в своих карманах. Однако известны несколько способов обхода и этой системы.
Первый заключается в использовании персоналом дисконтных карт ресторана. При расчете с гостями, не имеющими карточки на скидку, официант выносит им только «предчек» (почти окончательный чек, но без фискальных признаков). Когда гости уходят, хитрый официант подходит к администратору и просит отменить «предчек» (в «R-Кеерег» такая функция разрешена только администратору) и, сделав скидку, закрывает чек на кассе. В плюсе — 10% от суммы заказа, кроме чаевых.
Второй вариант более изощренный и требует наличия преступной группы. Чаще всего этот способ используется в ресторанах, которые имеют в своем меню такие фиксированные позиции, как «завтрак», «бизнес-ланч», работающие по принципу шведского стола, т. е. без участия кухни. В этом случае одна и та же один раз внесенная в компьютер позиция «завтрак» «гуляет» из одного чека в другой. Рассчитался гость за завтрак, «предчек» отменяется, а заказ «висит» на одном столе. Приходит новый гость, заказывает еще один завтрак, и официант уже не вносит его заказ в компьютер, а лишь перемещает в системе с помощью администратора старый «завтрак» из старого заказа в новый. Еще один вариант — попытка использовать старые чеки, оставшиеся от обслуженных столов, еще раз.
Продажа через ресторан «своего товара» (т. е. алкоголя, купленного в соседнем магазине) сейчас не очень широко используется, в отличие от баров и дискотек. В ресторане все столы на виду у администрации, и принести свою бутылку в бар, потом забрать ее незаметно — тяжело. Гораздо проще пользоваться алкоголем ресторана, а потом докупить необходимое количество. Желательно до инвентаризации и снятия остатков.
Скидочные карты гостей. Часто они либо выпускаются на несуществующих людей, либо реальные гости просят хранить их на предприятии. Гость расплатился наличными, ушел, предчек отменили, провели скидку, взяли себе ее сумму, закрыли чек. Некоторые сотрудники даже не утруждают себя следить за тем, чтобы одна и та же карта не проводилась каждый день, а то и несколько раз в день.
Переносы. Сложно выбрать и сохранить чек предыдущего гостя, который в точности совпадет с чеком следующего, если у вас не фаст-фуд. Но вот дать предыдущему чеку немного «повисеть» открытым, потом перенести из него позицию в счет следующего гостя, и закрыть – это легко. Самое главное – все махинации происходят только при наличном расчете.
Удаления. Система та же самая. Счет вынесли гостю, гость расплатился наличными, позиция удаляется, разница берется себе.
В некоторых предприятиях некоторые сотрудники имеют доступ к системе управления счетами – активировать позицию, что-то изменить. Так вот сотрудник выносит счет гостю, берёт оплату, гость уходит, сотрудник в системе меняет цену на виски – порция стоит 500 рублей, он делает 100. Сумма счета уменьшается. Счет закрывается, разница берется себе. Потом цена в системе меняется обратно на действующую. Однако, в системе учёта Jowi Вы можете увидеть все операции, и в том числе махинации, со счетами. Есть возможность закрыть доступ к операциям типа отмены или переноса блюда, тогда при необходимости подобных действий Вы будете получать уведомление в приложение Jowi Owner о каждом запросе, и только Вы будете решать, может ли официант отменить определенное блюдо в конкретном счёте.
Сотрудники всех отделов могут обманывать работодателя по учету рабочего времени, ставить себе более раннее время прихода ил более позднее время окончания работы, заставляя вас переплачивать.
Группа, также способная нанести вам финансовый урон, — мойщицы и уборщицы. То, что завхоз все-таки передал им для работы, совсем не обязательно используется в ресторане. Часть всего инвентаря и расходных материалов расползается по домам мойщиц и уборщиц.
С мойщицами возможен следующий путь: установите опытным путем норму расхода. Норму эту необходимо пересчитывать с учетом количества гостей. Все, что превышает норму больше чем на 15%, вычитается из заработной платы работников этой категории. Только вряд ли они станут экономить на себе. Скорее всего, достанется опять нашим гостям. Уборщицы и мойщицы станут экономить на них.
Кухня
Шеф-повар и технолог-калькулятор «корректируют» технологические карты, чтобы образовывать излишек товара. Например, в карточке 300 гр семги охлажденной (то есть, именно это количество будет списываться в программе), а на деле для блюда нужно только 200 гр. А выход блюда тот же, что и в меню указан, что и в ТТК. Эту накопленную семгу можно унести домой. Гостя же никто и не обманул.
Данный момент легко контролируется директором, достаточно выбрать момент 1 раз в неделю, распечатать карту на блюдо, которое официант только-только передал на кухню, и попросить при вас сработать по весам, а затем завесить выход готового блюда. Или, если есть возможность, поступить как у нас: шеф-повар делает карту, а совладелец-управляющий, заинтересованный в прозрачной работе, заводит ее в систему и постоянно контролирует реальный вес.
Шеф-повар договаривается с поставщиком об определенной цене на товар, чуть выше рыночной. А поставщик «возвращает» ему определенный % с ежемесячной поставки в виде «премии». Но к маленьким ресторанам это, чаще всего, не относится, только к большим сетям. Та же схема, кстати, применима и в отношении закупок бара. То есть, ваша маржа могла бы быть больше, а товарный запас бара не содержал бы нескольких висячих позиций, порой на сумму до 100 тыс. рублей. Эти деньги вы могли бы пускать в оборот.
Поэтому регулярно мониторьте реальные цены на продукт, общаясь с поставщиками и другими рестораторами. И если у них охлажденная семга входит 450 рублей / кг, а у вас 550 рублей, стоит задуматься.
Банальное «угостить симпатичную официантку» и «съесть самому стейк на ужин» никто не отменял. Кажется, что это небольшой расход, но если 2-3 человека делает так каждый день… Решение: кормите своих сотрудников хорошо.
Выездное ресторанное обслуживание, то есть кейтеринг, дает много возможностей нечестному персоналу. Пользуясь меньшим, по сравнению с обычным, контролем, персонал может украсть/съесть/выпить все, что угодно. Например, можно погрузить на машину больше продуктов, напитков, посуды и часть ее выгрузить по дороге, то есть украсть. Кроме того, при погрузке можно положить в машину то, что было украдено и спрятано ранее, и ждало своего часа. Выездной банкет, таким образом, должен контролироваться с самого начала, то есть с этапа погрузки. Необходимо составить список вывезенного и возвращенного в ресторан оборудования (посуда, столовые приборы, скатерти и прочее). В случае если с выездного банкета возвращено меньше, чем увезено, требуется провести расследование, и по его результатам наказать виновных. Целесообразно время от времени перепроверять цены, которые ваш персонал предлагает клиентам за специальное банкетное меню. Не исключено, что клиенту предложена заниженная цена, а часть от разницы между правильной и фактической ценой клиент заплатит напрямую старшему смены, который впоследствии поделится с кухней.
— Закупая мясную продукцию, многие представители заведений питания говорят, что экономят и поэтому отказываются от порционных стейков в пользу менее дорогого мяса, которое они затем разделывают сами, — рассказывает Антон Лялин, коммерческий директор компании «Глобал Фудс» и совладелец ресторана Goodman. — В то же время более дорогие на первый взгляд порционные мясные стейки дают возможность контролировать 100 процентов выхода (отходов крайне мало) и не иметь заготовки. Зачем отвлекать поваров, если есть сотрудники производства компаний-поставщиков, специализирующиеся на разделке мяса? Это имеет смысл делать только в одном случае — в шикарном ресторане, где очень высокие цены, большая кухня, немалый запас сотрудников и очень дорогие продукты.
Но, как правило, причина «экономии» совсем в другом. Просто в порционных стейках нечего «зачищать», и многих работников кухни это не устраивает. Мечта таких «поваров» — живая корова со шкурой и костями, на которых можно оставить лишнее мясо. Следовательно, возможностей украсть станет намного больше. То же самое касается и рыбы. На сегодняшний день все компании-поставщики предоставляют широкий ассортимент порционных филе из лосося и семги. Но многие представители ресторанов не покупают рыбное филе, объясняя это тем, что из цельной семги варится какой-то замечательный суп-уха.
— Определять, какую продукцию и в каком количестве необходимо закупать ресторану, должен только шеф-повар, а не менеджер по закупкам, кладовщик или сотрудник отдела снабжения, — рассказывает Кирилл Мартыненко, шеф-повар ресторана Goodman и корпоративный шеф компании «Глобал Фудс». — Менеджер по закупкам должен технически сделать заказ компании-поставщику, но он не компетентен в вопросе ассортимента необходимых продуктов. Сегодня продукты питания — это очень сложный мир. Приведу пример. Существуют фритюрные масла с различной себестоимостью, условно говоря, и за 30 рублей, и за 50. Что выберет закупщик? Конечно, за 30. Но такое масло прослужит один день, а масло за 50 рублей — четыре. Оно было разработано производителями специально для таких компаний, как «Макдоналдс», «Бургер Кинг» и т.д. Такое масло долго «работает» при высокой температуре во фритюре, сохраняя все свои свойства. Это значит, что не надо выключать и включать фритюр (а это значительно влияет на качество готового продукта). При понижении температуры масло не создает корки, не «закрывает» продукт, а проникает внутрь. В результате в зал подается вялый, не пригодный для еды, пропитанный маслом картофель. Качество падает, расход масла увеличивается, и цена его на самом-то деле оказывается высокой. Кому спасибо? Закупщику.
— Далеко не каждый посетитель отличит на глаз сорок миллилитров от пятидесяти, и только очень хороший гурман почувствует привкус дешевого виски в дорогом коньяке, — говорит Кирилл Подлужный, директор компании «Дольче Вита Групп», шеф-повар «Сохо». — Чтобы не мучиться подобными сомнениями, необходим хороший бар-менеджер, который может использовать разные системы учета. Например, риски на бутылках, которые видны издалека. Допустим, в течение смены стало на три риски меньше, значит, три порции было продано. Бар-менеджер может поднять систему и посмотреть, сколько порций продано в действительности. Также мы ежедневно снимаем остатки бара.
— В нашем ресторане весь товар принимаю я, — говорит Константин Ивлев, бренд-шеф компании Ginza Project. — Если не хватает времени, у меня есть помощники. Во многих ресторанах продукты сначала попадают на склад, а потом по внутреннему перемещению — на кухню. В итоге люди забивают себе холодильники продуктами, которые портятся, выбрасываются и т.д. Мне эта система не подходит. У нас нет склада и кладовщика. Я заказываю продукты каждый день и не делаю запасов. Сам принимаю товар, а дальше отдаю накладные, проверенные мной веса и т.д. калькулятору в бухгалтерию. Он забивает информацию в компьютер, а продукты поступают на кухню. Ответственность за все, что происходит с продуктами дальше, лежит на мне.
— Инвентаризация — самый действенный способ борьбы со злоупотреблениями, — говорит Кирилл Подлужный. — Конечно, вывести учет «по нулям» на кухне невозможно. Например, закончив работу, повара убирают мясную порционку в морозильник до следующей смены. Фактически мясо замораживается, и на следующий день после его разморозки какой-то процент веса будет потерян. Все эти данные невозможно учесть, поэтому самое главное — систематизировать процесс, создать алгоритм выведения приемлемых коэффициентов и вывести параметры работы всех сотрудников и служб. Затем надо лишь постоянно анализировать эти данные и вносить изменения в компьютер согласно изменению приходных цен на продукты.
Способы предотвращения
Руководство к действию то же, что и пятнадцать, пятьдесят или сто лет назад: «учет и контроль». Под определение «учета» попадают меры статистические (проведение инвентаризаций, ежемесячный анализ данных о прибылях и убытках и компьютерная система), а под «контроль» — оперативные (регулярные проверки, внутренняя охрана и системы наблюдения). Начнем с учета. Ресторанный бизнес имеет свою специфику учета, ведь заведение общественного питания сочетает в себе одновременно торговлю и производство. Попробуем разобраться в товарных потоках внутри ресторана. Первоначально продукты и товары, которые привозят компании-поставщики, принимает кладовщик, менеджер по закупкам или шеф-повар. Как правило, попав в ресторан, они хранятся на складе, и на этом этапе ответственным лицом является упомянутый кладовщик, который по мере необходимости выдает продукты и напитки на производство и в бар под ответственность шеф-повара (или технолога) и бармена.
Если плюсы и минусы будут вписываться в систему, значит, все нормально, если нет, надо считать заново и искать причину несоответствий. Помимо инвентаризаций большинство рестораторов проводят периодические проверки, используют видеонаблюдение за залом, баром и кассой, сервис-печати (современный аналог советских марочниц), а некоторые из них идут еще дальше — прибегают к услугам небезызвестных ЧОПов (частных охранных предприятий) и устанавливают внутреннюю охрану.
1) Наличие панорамного видеонаблюдения без слепых зон. Но даже если у вас есть система видеонаблюдения, но вы не просматриваете ее хотя бы раз в неделю, грош ей цена. Что смотреть? Выбираем в системе «привлекательные» для махинации счета, смотрим время их открытия и закрытия, снимаем отчет по переносам, удалениям, скидкам и поехали смотреть.
Иногда доходит до «смешного»: хотел посмотреть, оставил гость свой зонт или нет, а увидел, как бармен на работе делает себе и официантам свежевыжатые соки без внесения их в систему.
2) Просто смотрите отчеты в системе каждый день, это занимает не более 10 минут. Они показывают, кто и что отменил, перенес, кому сделали какую скидку. Видеонаблюдение просматривайте отдельными моментами 1 раз в неделю, по 1-2 часа, основываясь на отчетах из системы и интересующих вас счетах.
3) Финальный индикатор, что махинации происходят – это недостачи. Если у вас эта сумма более 10 тыс. – поверьте, вас обманывают. Инвентаризация не должна ограничиваться ежемесячной. 1 раз в неделю зовите старшего сотрудника для комиссии и вне плана снимайте 5-7 позиций бара, в другой день — кухни. Снимайте самые двигающиеся позиции или любые другие по желанию. Остатки совпадают — гут, нет — начинается более внимательная проверка, отчеты по движению данных позиций в счетах, просмотр камер.
Кирилл Подлужный, ресторатор: «Не экономить на хороших бухгалтере-калькуляторе, технологе и кассирах. К примеру, мы набираем кассиров по отдельной схеме. Как правило, это представители советской интеллигенции пенсионного возраста, которые сознательно не склонны к воровству. Опытным путем было выведено, что таким людям по определению никогда в голову не приходит воровать. Люди в возрасте ценят то, что у них есть, для них стабильность важнее быстрого нечестного заработка. К сожалению, далеко не все молодые сотрудники думают так же. Молодые люди редко думают о завтрашнем дне. Многие считают, что Москва настолько большой город, что можно уволиться и о тебе забудут навсегда, что бы ты ни сделал. Многие потом обжигаются, но пока спрос на сотрудников превышает предложение, ситуация кардинальным образом не изменится».
Александр Филин, шеф-повар ресторана «Красная площадь, дом 1», президент Российской гильдии шеф-поваров: «Самое главное — сделать так, чтобы сотрудники всех служб ресторана понимали: на плохом продукте ресторан денег не заработает. Завышенная цена на продукты приводит к увеличению стоимости блюд. Когда все правильно расставлено, себестоимость будет оптимальной, значит, все получат нормальную зарплату. Все происходящее на кухне должен контролировать шеф-повар, который не может забывать об экономике производства и выступать только в качестве свободного художника-творца».
Крайне редко люди устраиваются на работу в заведения, имея желание воровать. Тем более если они не имели предварительного опыта работы в индустрии питания. Как правило, таких людей учат воровать уже в самом заведении более «опытные» сотрудники. Наиболее часто подобная практика возникает в ресторанах, где нет бонусов, возможности для карьерного роста и где можно заработать только воровством.
— Если сотрудникам мало платят, то не стоит удивляться, когда они начнут воровать, — рассказывает Антон Лялин. — Но воровать продукты для дома никому не выгодно, всем нужны только наличные деньги. Поэтому следствием низких зарплат и «высоких» требований становятся продажи в обход кассы, комплименты, которые корзинами вывозятся на рынок, накладные с большим количеством реально доставленных продуктов. Сейчас зарплата многих менеджеров по закупкам — 250 долларов. Но большинство из них ходят в ботинках за 250 долларов, ездят на «Пежо» и «Рено». Безусловно, рекомендации с предыдущего места, которые требуют при трудоустройстве во многие рестораны, несколько сдерживают ситуацию.
