Как выбрать систему управления рестораном

Открываете ресторан и не знаете, какую систему управления выбрать? Блог Jowi научит, на что обратить внимание и по каким критериям выбирать.

 

Мы знаем, что за автоматизацией — будущее. Эффективность вашего бизнеса зависит от системы управления. В ресторанном деле современная система поможет повысить качество и скорость обслуживания клиентов, более грамотно управлять складом, победить воровство. И самое главное — сделать прозрачными все финансовые потоки. В этой статье мы покажем, как выбирать систему управления рестораном.

Прежде всего, определитесь

Вам нужно простое в использовании решение, которое вы сможете потянуть по стоимости. С необходимым для вашего дела функционалом и адекватной пользовательской поддержкой.

Хорошо начать с того, чтобы четко представить, что скрывается за этими понятиями именно в вашем случае: какую сумму вы готовы потратить, какие функции вам нужны, без чего вполне можете обойтись.

Бюджет

Вместо того, чтобы влюбляться в Ламборгини от систем управления рестораном, лучше всего определить ту сумму, которую вы можете себе позволить потратить. Запишите эту сумму и держите перед глазами. Так вы, во-первых, снизите количество вариантов для сравнения, а во-вторых, избавите себя от соблазна потратить слишком много на новую «очень крутую штуку».

Помните: самый дорогой и навороченный вариант не обязательно будет самым лучшим для вас.

Не забудьте посчитать, во сколько обходится содержание системы: обновление лицензий, расходы на установку и обслуживание, стоимость оборудования, которое потребуется, чтобы всё заработало.

За локально установленные системы вы обычно платите один раз. Стоимость лицензии варьируется от 1 до 3 тысяч долларов. Необходимое оборудование стоит от 2 до 4 тысяч долларов. При такой системе за техподдержку обычно приходится платить отдельно.

За установку онлайн-системы обычно платить не надо. Вы берете её в аренду у разработчика и платите абонентскую плату. Такой вариант будет стоить от 50 до 200 долларов в месяц вместе с обслуживанием. Стоимость оборудования в этом случае тоже обычно ниже: от 450 до 1,5 тысяч долларов. В абонентскую плату обычно входит и техподдержка.

Когда вы выберете компанию и продукт, постарайтесь избежать долгосрочных контрактов и штрафов за отказ от обслуживания. Если какая-то проблема с системой окажется критической для вашего бизнеса, лучше иметь возможность безболезненно поменять поставщика услуг.

Масштабируемость

Пункт, связанный с ценой. Если вы планируете расширяться, то узнайте, сколько вам придётся доплачивать за дополнительные терминалы. Идеален вариант, когда цена сервиса привязана именно к ресторану, а не к количеству рабочих точек.

Онлайн-система или локально установленная система

Вам нужна система, которая хранит данные и обновления на облачном сервере, или вы предпочитаете по старинке хранить всю информацию на компьютере в офисе ресторана? У каждого решения есть плюсы и минусы.

Онлайн-система

Не нужно настраивать собственный сервер и тянуть локальную сеть.

Данные хранятся в облаке и доступны за пределами ресторана из любой точки мира. Владелец может следить за отчетами, бухгалтер может работать удаленно. Данные не потеряются из-за технических проблем.

Локальная система

Скорость работы не зависит от скорости и качества интернета.

Гибриды

Некоторые системы управления совмещают преимущества работы в онлайн- и офлайн-режимах. Вы сможете полноценно работать в офлайне, но иметь удаленный доступ к процессам. Такие программы регулярно и автоматически обновляют данные в облаке, а если доступ в интернет пропадет – копят информацию локально и ждут возможности синхронизироваться. Чтобы вы ничего не потеряли. Это очень удобное решение для сетей — у бухгалтера и директора одна точка доступа к контролю и отчетам.

Когда выкупаются программные модули техподдержка платная, когда ежемесячная оплата чаще всего это входит в стоимость и отвечают гораздо быстрее и культурнее.

Прозрачность

Чем больше настроек у системы управления рестораном, тем сложнее в управлении. Громоздкие системы дорогие, сложные, требуют серьезного обучения персонала и просто не нужны небольшому бизнесу.

Есть более серьезный минус: чем сложнее система, тем проще в ней не заметить ошибку. Чем больше возможностей для действия у каждого пользователя системы, чем больше отчетов приходит владельцу бизнеса и бухгалтеру, тем проще официантам, поварам и менеджерам спрятать с глаз махинацию с чеками и деньгами. Есть системы, которые можно обойти, именно потому что они сложны, и персонал это знает.

Ищите возможность упростить систему, отсекайте лишние функции, добивайтесь прозрачности в действиях команды и отчетах. Хороший знак — если вам сразу понятно, как устроена система. Значит, все просто, наглядно, и можно работать.

Как система считает деньги

Не все продукты на нашем рынке одинаково хорошо справляются с бухгалтерией. Когда будете «щупать» программу, позовите своего бухгалтера составьте тестовые отчеты и внимательно пройдитесь по ним. Хороший специалист не пропустит ошибку на выходе, но найти ее и подчистить за программой — это долго и трудоемко. Если ошибок будет много, это будет заметно мешать работать вашему бухгалтеру.

Требования к функциональности

Следующим шагом давайте определимся с необходимой функциональностью системы. Понятно, что смысл автоматизации в том, чтобы упростить официантам прием заказов, передачу на кухню и расчет с клиентом, грамотно вести бухгалтерию и отслеживать склад. Но что еще жизненно важно вашему бизнесу?

Вам нужно ранжировать диапазон всех возможностей от «необходимо» до «было бы здорово, но можем обойтись». И сосредоточиться на первой части списка.

Этот чеклист поможет определиться с самыми важными функциями системы:

Нужна ли вам возможность принимать заказы онлайн?
У одних систем управления есть встроенный функционал для приема онлайн-заказов. Другие предлагают интеграцию со сторонними приложениями.

Нужна ли вам возможность онлайн-бронирования стола?
Также как и с онлайн-заказом. Есть системы с собственными решениями, и есть те, кто предлагает интеграцию с третеьй стороной.

Нужен ли вам модуль управления складскими остатками?
Некоторые системы дают возможность управлять складом в реальном времени, подсказывают, когда нужно сделать новый заказ продуктов и даже позволяют отправить заказ поставщику прямо из системы.

Какие системы оплаты вам нужны?
Здесь важно посмотреть, какие платежные системы «узнает» системы управления рестораном, и с какими валютами работает.

Если у вас есть служба доставки, подумайте о том, чтобы дать клиенту возможность оплатить заказ через интернет.

Еще один метод оплаты, который только заходит на рынок СНГ, но явно скоро уже будет всюду — это мобильные платежи.

Убедитесь, что сможете работать со всеми популярными способами оплаты. Будет очень неудобно проводить платежи по карточкам за пределами общей системы.

Нужен ли вам веб-мониторинг?

Возможность просматривать статистику работы ресторана удаленно с мобильного телефона. Вы сможете получать данные о продажах, загрузке ресторана, состоянии склада онлайн в реальном времени.

Нужны ли модули на планшетах и мобильных устройствах? 

Скорость и качество обслуживания клиента напрямую влияют на престиж ресторана. А удобство для сотрудника делает вас завидным работодателем.

Вот еще важные моменты:

Нужна ли вам система оповещения официантов?
Система видеонаблюдения?
Возможность учитывать чаевые?
Возможность печатать заказы для кухни?
Возможность отслеживать время прихода и ухода персонала?
Возможность продавать блюда на вес?
Электронная очередь или система самообслуживания, которые сегодня ставят фастфуды?

Подумайте, что еще вам жизненно необходимо от системы. Составьте список и отправляйтесь принимать решение, руководствуясь им.

Простота использования

Большинство систем предлагают пробный период использования. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы посмотреть, насколько прост и понятен продукт в действии. Тестируйте в реальных условиях вашей работы. Сразу добавьте пользователей, которые будут пользоваться софтом и оборудованием, и попросите их составить впечатление. Так вы сразу увидите проблемные места. Спрогнозируйте сценарии рабочих процессов и посмотрите, как система справляется с потребностями персонала и клиентов. Будьте абсолютно уверены в том, что покупаете прежде, чем платить.

Многие большие системы настолько сложны, что предполагают еще одну статью расходов: на обучение персонала. Некоторые компании продают тренинги по работе со своей системой, а некоторые — при той же сложности не заморачиваются с тем, чтобы обучить клиентов. В этом случае менеджерам и бухгалтерам приходится разбираться ценой ошибок и потраченного времени.

Клиентская поддержка

Пробный период — это также отличная возможность протестировать качество работы техподдержки. Обычно клиентское обслуживание входит в ежемесячный счет, поэтому смело проверяйте, стоят ли ребята своих денег. Посмотрите, как быстро они отвечают на запросы и как решают проблему. Посчитайте возможные убытки от сбоев в системе, чтобы вы понимали, за какое время для вас принципиально устранить неполадку.

Посмотрите, есть ли у на сайте компании обучающая информация, ответы на частые вопросы, советы по использованию системы и гид по решению проблем. Есть ли у них форум или онлайн-чат, где бы вы могли оперативно получить ответ. Работает ли этот сервис. Убедитесь, что вам есть куда обратиться с вопросом в онлайн-формате, а не только по телефону. Позвонить с вопросом тоже не забудьте. Не везде вам ответят быстро и по делу.

Работает ли техподдержка в часы работы вашего заведения? Многие рестораны, бары и клубы открыты и после полуночи. Готов ли кто-то помогать вам решать проблемы в это время суток? Помните — вы платите не только за систему обслуживания бизнеса, но и за то, чтобы она работала в ваших условиях.

Есть ли у техподержки возможность удаленно настраивать программу? Если есть лицензия remote desctop, то за вас всё грамотно и профессионально настроит компания. 

Изучите отзывы о программе

Покопайтесь в интернете, найдите блоги, форумы и другие площадки, на которых ваши коллеги по бизнесу обсуждают компании и их продукт. Помните, что здесь нужно смотреть на общую картину мнений.  Если вы вдруг обнаружили один негативный отзыв среди потока полезных рекомендаций, не придавайте ему слишком большое значение. Скорее всего, это завистливый конкурент. Зато если компания отвечает на такие негативные отзывы и стремиться разобраться в проблеме, это будет им большим плюсом.

Резюмируем

Составьте список систем управления ресторанами, про которые что-то слышали, читали, нашли в поиске. Просмотрите их сайты, внимательно изучите предложение и те возможности, которые они открывают для вас. Не спешите, потратьте время на это исследование и примите обоснованное решение. Составьте список всех требований, которые у вас есть к системам и еще раз пройдитесь по фаворитам: могут они вам дать необходимое или нет. Не забудьте про бюджет на эту покупку, не тратьте лишнего.