Как Jowi помогает вести учет бизнеса

В первой части статьи мы разобрались в тонкостях бухгалтерского учета для ресторанного бизнеса: как принимать сырье на склады и следить за его расходом на кухне, в баре и в других цехах вашего заведения. В этой статье мы покажем, как Jowi справляется с этими задачами

У Jowi есть весь функционал для ведения учета продуктов, который нужен ресторану: по ингредиентам, полуфабрикатам и блюдам. Управление и анализ движения ингредиентов организован так просто, что с Jowi будет легко и бухгалтеру и владельцу бизнеса, который может не разбираться в бухучете. Вот основные принципы работы с Jowi:

Создавайте неограниченное число калькуляционных карт для каждого блюда. Для каждого цеха в ресторане создайте отдельные склады хранения продуктов и привяжите к ним блюда с калькуляционной картой. Так вы сможете контролировать остатки по складу в любой момент времени.

Работайте с приходными накладными, организуйте внутреннее перемещение, списание и инвентаризации. Для каждого процесса мы разработали простые и понятные формы с информационной справкой в каждой из них. Вы сможете разобраться в программе по ходу работы.

Списание продуктов со склада происходит в момент продажи блюда в ресторане. Это позволяет контролировать остатки в любое время.

Добавляем склады и блюда

Если вы только начинаете работать с новым рестораном в программе Jowi, то вы увидите автоматически добавленные демо-данные. Измените их или полностью удалите, чтобы заполнить систему реальными цифрами. Это делается во вкладке «Блюда» с помощью кнопок «Редактировать» и «Удалить».

Главное меню Jowi, в выпадающем меню мы видим весь функционал по работе с блюдами

Заполнять информацию по блюдам важно строго по порядку. Начнем со складов: Склады — это все места в ресторане, куда приходят и откуда забирают продукты.

Отделы — те части ресторана, к которым принадлежат склады. Например, «Кухня», «Кондитерский цех», «Бар». Чтобы система правильно учитывала движение товаров в вашем ресторане, важно закрепить склады за отделами: у каждого отдела должен быть свой склад, и только один. Можете нумеровать их или давать названия, чтобы было проще ориентироваться. Например: у отдела только один «Бар» может быть склад с названием «Винный погреб».

Категории — распределяют блюда по определенным видам в соответствии с меню: «Алкогольные напитки», «Безалкогольные напитки», «Горячие блюда», «Закуски».

Группы ингредиентов — группируйте ингредиенты, которые входят в состав блюд, чтобы было удобнее с ними работать. Например: «овощи», «мясо», «приправы» и так далее.

Ингредиенты — самая сложная часть настройки программы. Вам нужно вписать продукты и вообще всё, с чем вы работаете: от приправ до алкогольных напитков, хозтоваров и посуды.

Добавляя новый ингредиент, задавайте понятное название и указывайте единицы измерения. Чтобы ни вы, ни ваши коллеги не запутались во время работы. Затем добавьте ингредиент в нужную группу (лимон — фрукты) и укажите закупочную цену.

Составные ингредиенты — это полуфабрикаты, которые готовятся у вас в ресторане, но не подаются на стол. Например: лимонный сок вы делаете из лимонов.

Выбирайте ингредиенты, из которых делаете полуфабрикат. Обязательно укажите примерный расчет.

Например: на 1 литр лимонного сока уходит 15 лимонов. Нажимайте кнопку «Создать».

Теперь, когда клиент закажет блюдо, в которое входит лимонный сок, спишется не сам сок, а определенное количество лимона с нужного склада. Например: полтора лимона на блюдо, куда нужно добавить 100 мл лимонного сока, ушли со склада «Кухня».

Создаем блюда

Добавляем новое блюдо в Jowi, кликните по картинке, чтобы посмотреть в полном размере

Когда все ингредиенты заведены, нужно собрать из них блюда. Для этого зайдем в нужный раздел:
Нажмите кнопку «Добавить», укажите название нового блюда и его категорию.

Вы можете задать либо стоимость одной порции блюда, либо наценку, которая позволит его окупать:

Например: 150 рублей за тарелку борща или наценку в 300%. Для этого просто поставьте цифру три в графе «Наценка», а «Цену» оставьте пустой.

Вы можете задать цвет кнопки и текста для локального модуля официанта, чтобы команде было проще ориентироваться. Например: все супы выделить зеленым цветом.

Вы можете скрывать блюда из модуля официанта, если его временно нет в продаже. Это удобно, если у вас в меню есть сезонные блюда, или блюда дня.

Убирайте отметку «Штучное», если хотите иметь возможность продать половину порции. Следующим шагом выберите все ингредиенты, которые входят в это блюдо. Чтобы было удобнее найти нужный продукт, вы можете воспользоваться поиском или отсортировать все по группам.

Укажите, сколько каждого ингредиента входит в одну порцию и нажмите кнопку «Рассчитать». Если вы уже создали накладные для всех продуктов на складах, вы сразу увидите себестоимость этого блюда и прибыль по нему. Нажмите кнопку «Создать», и блюдо появится в общем списке и в локальном модуле, который работает в зале.

 

Связанные блюда

Это два или несколько блюд, которые чаще всего заказывают вместе. Свяжите их, чтобы официанту было удобнее работать с заказом. Например: вы подаете тарелку щей с гренками или белым хлебом, с хреном или холодцом. Добавьте все эти блюда к щам, и официант увидит их рядом в модуле заказа.

Работаем с накладными

Так создается новая накладная. Кликните по картинке, чтобы посмотреть в полном размере

Работа с накладными ведется в отдельном разделе программы, которое так и называется «Накладные». Посмотрим, как работать со всеми нужными документами:

Поставщики — поддерживайте список в актуальном виде, чтобы знать, откуда именно приходит тот или иной ингредиент. Это важно, когда один ингредиент приходит от разных поставщиков.

Добавить нового поставщика просто: во вкладке «Поставщики» нужно нажать кнопку «Добавить» и заполнить короткую форму: название компании-поставщика и адрес.

Накладные — основной документ о приходе продуктов и товаров на ваши склады.

Во вкладке «Накладные» важно заполнить поля:

• Номер накладной — по умолчанию задается по порядку, каждая следующая накладная — новый номер, вы можете изменить номер как вам удобно.
• Дата — для инвентаризации важно указывать точную дату и время поставки.
• Поставщик — кто привёз товар.
• Склад — выбираем склад, на котором вы разместили товары.
• Ответственный — конкретный сотрудник или юридическое лицо.
• Описание — поможет найти накладную, если вы забыли номер.

Вы можете сразу создать активную накладную или сохранить ее как черновик. Затем выбирайте ингредиенты, которые пришли именно по этой накладной, укажите количество. Цена автоматически подтягивается из предыдущих накладных. Если какой-то товар завозят в первый раз, укажите цену вручную, если цена изменилась с прошлой поставки, измените ее. Общая сумма рассчитывается автоматически.

Когда все поля заполнены, нажмите «Рассчитать». Общее количество товара на складе изменится автоматически. Если всё верно, нажмите кнопку «создать».

Вы сможете экспортировать данные из одной накладной или изо всех накладных сразу в формат Excel или отправить их на печать.

Списание

Требуется, когда какой-то продукт окажется испорченным.

Списать товары с помощью Jowi тоже очень просто:

• Укажите номер накладной, дату и склад, с которого идет списание.
• Выберите ингредиенты, которые хотите списать. Например: 1 банка майонеза разбилась.
• Укажите количество, нажмите «добавить».

Перемещение

Есть продукты, которые используются на разных складах. Если в одном месте закончилось, а в другом — много, их можно переместить.

Здесь важно отследить тот момент и правильно всё оформить, Jowi упрощает задачу. Кликните по картинке, чтобы посмотреть в полном размере

Когда нужна инвентаризация

В Jowi количество продукта по накладным может быть со знаком плюс или минус. Мы сделали это, чтобы вы вовремя отслеживали проблемы. Если вы видите, что у вас на каком-то складе отрицательное количество единиц товара, а по факту товар есть, значит, нужно проверять, что не сходится.

Чтобы посмотреть изображение в полном размере, кликните по нему мышкой 

Посмотрим, как это сделать с Jowi:

• В разделе меню «Накладные» есть вкладка «Инвентаризация».
• Нажмите кнопку «Добавить», укажите номер и дату накладной, выберите склад, который проверяете.
• Выберите ингредиенты, которые хотите сверить.
• И укажите фактическое количество, которое вам дал ответственный за склад — повар или кладовщик.
• Нажмите кнопку «Рассчитать», вы увидите:
  количество по документам, например: 50 кг риса;
  фактическое количество, например: 37 кг риса;
  разницу между тем, что должно быть и тем, что есть: — 13 кг риса;
  и эту же разницу, выраженную в деньгах, например: — 260 рублей.

В ресторанном деле сложность учета зависит от размера бизнеса. Бухучет в общепите включает в себя учет производства, реализации и организации потребления продукции общепита. Важный и сложный момент во всей системе учета — это калькулирование себестоимости продукции.

Jowi знает, как справляться со всеми задачами, которые возникают в работе бухгалтера. Подробнее о возможностях программы автоматизации ресторанного бизнеса Jowi, его преимуществах и стоимости смотрите на главной странице сайта.